2010年2月3日水曜日

Redmineの上手な使い方2(あえて最適化しない)

Redmineを合わせるよりも、Redmineに合わせてみる

「え?普通逆じゃん!?」と思われる方もいると思いますが、ツールを最適化してしまうデメリットも当然存在します。例えば、Redmineを複数使っていた場合、統合する際にカスタマイズした部分を統合するのはきっと大変ですし、もともとRedmineはそういったケースまでは想定されていません。ロールやワークフローやステータスは増やせますが、増やす際に一度考えるべきです。(結構面倒ですしw)

Redmineよりも、まずは手順を疑ってかかる

社内のワークフローや手順というものは、目的があってそれを効率的に行うために定められてると思いますが、手順書を作成する際に現場の声が入っていなかったりして、結局は使えない手順書というのもありますし、そもそもの目的が曖昧なものもあります。Redmineを導入した最初の目的は何でしょうか? Redmineを使う事を想定された手順ですか?PDCAサイクルは回ってるでしょうか?そこで「はい!」と即答できない場合は立ち止まって考えるべきです。

私的に思うのは、Redmineは部署が複数存在する会社で使う場合はよく使いどころを考えるべきだと思います。おそらくウォーターフロー型で言えば、内部設計から統合テストくらいまで(開発部門内で使うこと)が関の山ではないでしょうか。あとは営業マンが顧客に出向く前に進捗を確認するくらいの使い方ができると思いますが、要求分析や要件定義のフェーズから使うことは、Redmineのチケットのステータスを見る限りでは想定されてないことが窺えます。

もう一つ、Redmine以外にも言えることですが、グループウェアは「慣れ」が肝心です。要するに、運用ルールや習慣でカバーしてしまうということです。使う側に合わせるのも大事ですが、使う側も時間と共に成長し変わります。どう変わるかは分からないというのが難点です。Redmineを使ってどんなタスクも管理というのは理想的に見えますが、Redmineが最初から何もせずに使える分野が本来の専門分野の筈と考え、適材適所でいくべきです。(小さい会社では顧客管理までできるかもしれませんね!)

最適化で失うもの

それは汎用性であったり、工夫することであったりします。最適化が工夫の一つでもありますが、本当に最適化してしまうことが合理的なのか、長期的に見てそうでない場合は、運用面での工夫をするのがいいでしょう。カチッと決めてしまわずに、弛みを持たせるのもコツです。Redmineと自社の使い方の中庸を得ておくことが大事です。

Redmineの得意分野を知っておく

前回の記事にコメントをいただいているので書いてみようと思います。Redmineはファイル共有として使える機能もありますが、ファイルの中身までは検索対象になりません。印刷系には弱いですし、Wikiをすべて印刷するのは大変です。その辺はプログラムを自作してしまえばいいですが時間がかかります。Web上での情報共有には向きますが、オフライン(印刷して紙媒体にするとか)への対応はあまり考慮されていません。すごく残念ですが、WikiはPDF化されません(T_T)。それを踏まえて、従来の書類ベースのところは、Redmineのファイル共有と活動履歴を使うか、切り離して、情報の通達(ニュースやフォーラム、またはチケット)手段として使うのが良いと思います。そこがRedmineの得意分野です。印刷物にするとか、見た目が求められるもの、WYSWYG的な操作感はRedmineは得意としません。ファイル名やコメントにどういった情報が載っているのかを分かりやすく端的に表現して、ファイルはExcelや画像など自社で良しとされているフォーマットで作成する方が合理的だと思います。仕様が決まるまでは文書の改訂がいろいろ発生すると思います。そういった時は、その文書の置き場を決めておいてそこでやるか、バージョン管理で別に情報共有して、成果物をRedmineに上げるという方法が合理的だと思います。Excelや従来のソフトが得意とすることや、その方が速いというものをRedmineに取り込む時は注意が必要です。

それでも我慢できなくなったら

プラグインを作っちゃいましょう。もしくはRedmineを使うのを諦めましょう。選択肢を増やし、合理的なものをその中から選びましょう!

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